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書類整理の場所と時間を抜本的に削減!

今月は、昔のデータや書類の書類の整理に随分と時間を使いました。

データは大容量のハードディスクドライブを購入し、バックアップを取ることでほぼ解決。

しかし、一番の難関は机の上や床の上に山積みになった書類の整理です。

参加したセミナーやイベントでもらった資料、口座振替のお知らせ、定期的に送られてくる会員誌など、はじめのうちは内容を分類してファイルに綴じていました。

しかし、狭い家なので、そのファイルを置いていた書棚にスペースがなくなり、新しい場所を確保しないうちに、どんどん資料がたまっていきます。

書棚に入り切らなくなった書類は机の上に積まれ、、やがて机にも乗り切らなくなった資料が床の上にも置かれる。

こうなると最悪。

どこに何があるか分からなくなって、資料を探すのに時間をとられるようになり、仕事の生産性がガタ落ち。ストレスも溜まり、精神衛生上よくありません。

そこで何とかしなければと、まず不要な資料を捨てるところから始めました。しかし、今後も書類資料が増え続けるのは間違いありません。しかし、それを置くスペースを急に増やすものムリ。

そこで、紙の資料をスキャナーで読み込み、電子ファイルで保存してみようと考えました。

すでにある複合型プリンターにスキャナーはついています。しかしねぇ、大量の書類を1枚ずつスキャンするのはどう考えても非現実的。特に両面印刷されている資料をいちいちひっくり返して表と裏をスキャンするなんて、気が遠くなります(笑)

業務用の高速スキャナーを導入する予算も置き場所もありません。

で、いろいろ探してみたら見つけました!!!


ScanSnap FI-S500
ScanSnap FI-S500
コンパクトで置き場所をとらず、毎分18枚の速度で、紙文書の表と裏の両面をカラーで一度に読み取ることができる。しかも何とか個人でも手が届く金額!!

ScanSnapフタを開いて、昨日参加したダンスイベントのパンフレットをスキャンしているところ。ボタンを押すだけで、両面一度にスキャンできるので、手間がかかりません。

実際に使ってみると、書類をまとめてスイスイとスキャンできます。今月はたくさんの書類をスキャンして捨てました。おかげさまで、机の上もすっかりと片づき、仕事の効率も上がってきました!

あなたは書類の整理はどうしていますか?

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投稿:by ブログコンサルタント 中野瑛彦 2006 05 29 11:14 AM [パソコン・インターネット] | 固定リンク | コメント (0) | トラックバック

マイクロソフト Project 2003 無料セミナーに参加


Project Standard 2003
Project Standard 2003

昨日は、マイクロソフトの 使いこなすためのProject2003実践Tipsセミナー に参加しました。

開始ギリギリの時間に会場に飛び込むと、もう席がぎっしりと埋まっていました(汗)。
何とか3人机の真ん中が空いている席を見つけてホッとします。
プロジェクト管理のソフトを求めている人は多いのだなぁと、改めて実感!

セミナーのポイントをまとめると、

  • Project Standard 2003 大きな特徴は、スケジュールを計画・管理するだけではなく、計画をシミュレーションできること。
  • しかし、シミュレーションを正しく行うためには、その前提となる条件をいくつか事前に設定する必要がある。
  • プロジェクト管理のシナリオにそって、正しくシミュレーションできる操作方法と注意点を説明。

このソフトはクセがあり、それに慣れる必要があるという話を知り合いのPMから聞いたことがあります。それは、プロジェクトの前提条件を正しく設定しておかないと、意図に反したシミュレーション結果になるということだったのかと納得。

これから複数のプロジェクトを立ち上げていく計画なので、このような管理ツールには魅力を感じました。

あとは値段がもう少し安ければなぁ(笑)

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投稿:by ブログコンサルタント 中野瑛彦 2006 05 27 11:56 AM [パソコン・インターネット] | 固定リンク | コメント (0) | トラックバック

起業家のリスク管理 守りを固める!(3) ネットワークドライブを導入

前回までは、個人レベルで起業したばかりの人や週末起業で起業準備中の人を対象にして、私がデータをバックアップしている方法をご説明しました。

しかし、パソコンの台数が増えてくると、パソコン1台に外付けハードディスク1台を付けるのでは、保管場所の確保などその管理が面倒になります。

実は私の自宅でも、今メインで使っているパソコンが故障した時に備えて、古いパソコンをそのままとってあります。また持ち歩き用のノートパソコンや、家内が使っているパソコンなどを合わせると、5台のパソコンがあります。

そこで、これらのパソコンのバックアップをとるのと、DVDやCDなどの動画や音声ファイルの保管用に、思い切ってネットワークドライブを導入しました。


TS-1.0TGL/R5 RAID5対応LAN接続HD
TS-1.0TGL/R5 RAID5対応LAN接続HD
250GBのハードディスク4台で構成されています。これ1台で1テラ(1,000ギガ)のデータが保存できます。

万一ハードディスク4台のうち1台が故障しても修復可能なRAID5という構成にすると、実際に使えるのは750GBと少なくなります。

また、2台のハードディスクに同じデータを書き出す(ミラーリング)RAID1という構成にすると、障害に対してはより強くなりますが、実際に使えるのは500GBと半分になります。

RAIDの設定は、付属のセットアップ・プログラムで、とても簡単でした。

私の場合は、複数パソコンの丸ごとバックアップと、iPod でDVDを見るためのデータ保存が主な用途なので、RAID5で利用しています。

250GBの外付けのハードディスクドライブを4台買うよりも割高にはなりますが、LANにつなげて複数のパソコンのバックアップを1台に取れる便利さと万一の障害対策という本来の目的から、
保険と割り切るのも一つの考え方でしょう。

映像や音声などの大容量データをパソコンで取り扱う機会がどんどん増えています。1テラのネットワーク・ドライブがこの値段で手に入るというのは、ありがたいですね。

おかげで「万一パソコンが故障したらどうしよう?」という不安がなくなり、前向きに仕事に取り組めるようになりました!(笑)

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投稿:by ブログコンサルタント 中野瑛彦 2006 05 23 12:53 PM [パソコン・インターネット] | 固定リンク | コメント (0) | トラックバック

起業家のリスク管理 守りを固める!(2) ソフトでバックアップを自動化

今日の関東地方は天気がよかったですね。

浜松町界隈で仕事をしていたのですが、竹芝方面は行楽を楽しむ人であふれていました。最近は東京タワーも人気のようですね。

さて、前回から転ばぬ先の杖ということで、起業家のリスク管理のお話をしています。

わかっていても、ついサボってしまうパソコンのデータのバックアップ。あなたはどうしていますか?

パソコンで使われているハード・ディスクは、いわば消耗品です。たいへんデリケートな機械ですので、いつかは壊れます。

そうなっては後の祭り。自分が忘れても自動的にバックアップがとれる仕組みを作りたいですね。

前回は、外付けの大容量ハードディスク・ドライブを導入するというし話をしました。最近は、ハードディスク・ドライブの価格も安くなっています。数万円程度の投資となりますが、決して損にはならないばかりか、むしろデータを失い、仕事ができなくなる被害からあなたを守ってくれると考えましょう。

今回は、あなたのパソコンをシステム丸ごとバックアップをとってくれるソフトのご紹介です。


Acronis True Image 9.0
Acronis True Image 9.0 を使って、基本的には、毎日バックアップをしています。

「基本的に」というのは、パソコンを終了するときに自動的にバックアップをとるという設定にして使っています。

スケジュール機能がついていますので、日時を指定することにより、毎月、毎週、毎日というように定期的にバックアップをとることもできます。

私の場合は、常にパソコンの電源が入っているわけではないので、
パソコンの終了時にバックアップをとる設定にしています。

前回ご紹介した 外付けハードディスクドライブ が250GB。私が事務所で使っているノートパソコンのハードディスクが40GBですので、システム丸ごとバックアップをとっても、ずいぶんと余裕があります。

導入当初には、ハードディスク全体のバックアップをとる「完全バックアップ」をとりました。それ以降の日々のバックアップは、追加・更新分を「増分バックアップ」でとっています。

更新内容やパソコンの処理能力によるのでしょうが、私の場合は、毎日10分程度バックアップの処理時間がかかっています。

こんな流れになります。

パソコンの終了(シャットダウン)
   ↓
バックアップ・プログラムが自動起動
   ↓
バックアップ処理(約10分)
   ↓
バックアップ終了
   ↓
自動的に電源が切れる

電源が切れるまでちょっと時間がかかりますが、書類のファイリングとか、仕事の後片づけや準備には、ちょうどよい時間。バックアップをキチンととってなかったころに比べると、精神的にずいぶん楽になりました(笑)。

投稿:by ブログコンサルタント 中野瑛彦 2006 05 21 09:49 PM [パソコン・インターネット] | 固定リンク | コメント (0) | トラックバック

起業家のリスク管理 守りを固める!(1) 外付けハードディスクにデータバックアップ

ご無沙汰していました。久々の投稿になります。

3月末に勤めていた会社を退職し、1ヶ月半が経ちました。

5月の連休中は、ITコーディネータ の試験対策講座の研修講師などの仕事をしていました。

研修の中でもお話したのですが、企業の発展にとって「経営戦略」を策定し、実行しながら、経営環境の変化に対応していくことは不可欠。特にやリスク管理の重要性は高まるばかりです。

起業したばかりの段階では、まず1人でも多くの顧客を獲得するための「攻め」が必要なのは当然です。しかし、だからといって「守り」をおろそかにすると、後で大変な目に会うことになります。


あれは、ちょうど1年前の今頃でした。

2ヶ月間の間に、自宅のパソコンが2台(デスクトップとノートが各1台)立て続けに、動かなくなったのです。

急に画面が青くなり、最初のうちは何回か再起動ができたのですが、やがてプツッとキレました。

いずれもハードディスクの故障。

マズイことに、パソコンのデータは約1年間くらいバックアップをとっていなかったことに気付きました。

不幸中の幸いですが、事務所で使っていたノートパソコンが別にあり、仕事に必要なデータはそちらにも保存していたので、大事にはいたりませんでしたが・・・

個人の年賀状の住所録とかの最新版がおシャカに。


そんなことがあって、新しいデスクトップ・パソコンに買い換えたら、すぐに丸ごとバックアップをとろうとDVDディスクも買っていたのですが、今のパソコンはハードディスクが大きいので、DVDディスクでも、システム丸ごとバックアップを取るのは何枚もDVDディスクの交換が必要。

それが面倒で、実際は1年間近くパソコンのパックアップをサボってました。ただ大事なデータだけは、複数のパソコンにコピーするようにしていますが、それもコピーし忘れる可能性は常にあるし、大事なデータに限って忘れることはよくある話。

そこで、パソコンのシステムごと定期的にバックアップが取れる仕組みを作ろうと考えました。そろそろ、またパソコンが壊れてもおかしくない時期。

そんなことを思いながら、連休明けから、リスク管理を考慮しながら、環境整備をはじめました。



I-O DATA USB 2.0/1.1対応 外付型ハードディスク HDH-U250S
I-O DATA USB 2.0/1.1対応 外付型ハードディスク HDH-U250S
まず、入手したのが、外付けのハードディスク・ドライブです。最近は大容量なのに価格が安いものがあります。私が購入したのはこれ。自宅用と事務所用で2台購入しました。


I-O DATA HDC-U250 (USB 2.0/1.1対応 外付型ハードディスク 250GB)
I-O DATA HDC-U250 (USB 2.0/1.1対応 外付型ハードディスク 250GB)
同じI・Oデータのこちらの機種でもいいかもしれません。上のよりもちょっと安いですね。

ころばぬ先の杖です。くれぐれも後で泣く前に、今すぐ対応しましょう!

次回は、バックアップ・ソフトについてです。

投稿:by ブログコンサルタント 中野瑛彦 2006 05 18 03:53 PM [パソコン・インターネット] | 固定リンク | コメント (0) | トラックバック

レンタルサーバー選び 7つのチェックポイント

「週末起業家の道具箱」というブログサイトを新たに作りました。

これから週末起業に役立つスグレモノを選び方や比較を通じて、紹介していきたいと思います。

第1回目の記事は レンタルサーバー選び 7つのチェックポイント です。

今日は朝4時に起きてサイトを作りはじめ、原稿を書いて、ようやくできました。

早起きは気持ちがいい! まとまったものを作るには1日たっぷり時間が必要ですね。

これからも、このサイトのコンテンツを少しずつ充実させていきたいと思います。

投稿:by ブログコンサルタント 中野瑛彦 2004 05 30 09:37 PM [パソコン・インターネット, 週末起業] | 固定リンク | コメント (1) | トラックバック

週末起業家の出番では?

週末起業でこんなサービスできないかなぁ~というネタふり。

ゴールデンウィークも残すところあと1日。外は嵐のように風が強く、外出する気にもちょっとなりません。

そこで、日頃から気になっていたパソコンや家庭内LAN環境の整備をすることにしました。

実はいつの間にか、共有フォルダーや共有プリンターが使えなくなっていて、原因がわからず困っていたのでした。

ADSLモデムやルーター、有線LAN、無線LANが、家庭内でも混在するようになると、調子が悪くなったときに復旧するのに骨が折れます。こういう作業は、気持ちに余裕がないとできません。

また、S社のウイルス対策ソフトがエラーを起こし、インターネットとの接続を切ってしまうという症例が多発しているので、まずこのソフトを外し、A社のウイルス対策ソフトに入れ替えてみました。

すると、今まで認識できなかったクライアントPCの共有フォルダが見えるようになりました。共有プリンタも利用可能に。
(S社のホームページで、今FAQを見たら載ってました。ちょっと気付くのが遅かったみたいです・・・)
とりあえず、1つ問題が片付きました。

あと、ノートパソコンが無線LANで接続できない問題も解決しようと思い、M社に電話しました。
(365日サポートセンターを開けている国内メーカーとしてはエライ! でも親機は365日24時間サポートのD社を買ってます。)

「ただいまたいへん込み合っております。」というお決まりの録音の声を聞きながら、待つこと約20分。

やっと女性のオペレータにつながりました。

無線LANの設定状況を一通り説明すると、

「それでいいはずなんですけどねぇ~」

という回答。

「一度、PCとネットワーク機器の電源を切って、もう一度立ち上げ直して下さい。機器によっては、リセットしないものもありますので・・・」

「そうですか。わかりました。やってみます。」

と素直に電話を切りました。

それで、言われたとおり、電源を切って再立ち上げをしてみました。

でもさ、結局、無線LANはつながらないまま・・・

やむなく、無線アクセスポイントの製造メーカーであるI社のカスタマーサポートのホームページを見にいきました。特にFAQも出ていません。

問い合わせフォームがあったので、無線LANの設置状況を書き、送信しました。

なんだかんだで、結局、無線LANは解決しないまま、日が暮れていきます。

こんなとき、ネットワークに強い週末起業家が、出張してきて、問題を解決してくれたらなぁ。

平日は働いている人が、出張して欲しいのは休日に集中するはずです。だから、休日専門の出張サポートというのは、週末起業家にとってうってつけの市場かもしれません。

休日専門ビジネス、ちょっと考えてみようかな・・・

投稿:by ブログコンサルタント 中野瑛彦 2004 05 04 10:24 PM [パソコン・インターネット, 週末起業] | 固定リンク | コメント (0) | トラックバック

インターネットがつながらない!

昨夜、自宅に帰って、さあブログを書くぞとエクスプローラを立ち上げると、サーバーが見つかりませんと、エラー。

でも、たまにつながります。また、つながらなくなる。さっぱりわかりません。ADSLモデムがこわれたのか?

先週末、ノートPCを買い、AirH"(ダイアルアップ)を契約したので、そっちの回線から、かろうじて必要なメールだけを取り込んでいます。

インターネットに常時接続できないとストレスがたまりますね。本当に不便な生活です。たいしたことをしているわけではありませんが・・・

それだけインターネットへの依存度が高くなっているということなんですね。テレビもほとんど見ていないし。

この原因は、ノートPCを自宅のLANに導入したときに、ネットワークの設定がおかしくなったのか?

それとも、モデムが壊れる直前に、運よく回線を二重化し、パニックならずに済んだのか? 

解決するまでは、まだ時間がかかりそうです。とほほ・・・

投稿:by ブログコンサルタント 中野瑛彦 2004 02 27 09:15 AM [パソコン・インターネット] | 固定リンク | コメント (1) | トラックバック